1. Một số quy định của pháp luật về loại chứng từ đi kèm hàng hóa khi vận chuyển, lưu thông trên thị trường:STT | Một số trường hợp cơ bản | Chứng từ cơ bản đi kèm | Ghi chú |
1 | Vận chuyển hàng hóa từ công ty mẹ (trụ sở chính) đến chi nhánh/cửa hàng của mình hoặc vận chuyển ngược lại | - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc Hóa đơn GTGT tương ứng với lô hàng, - Lệnh điều động. | Các chừng từ đi kèm có thể là bản chính hoặcbản sao có đóng dấu pháp nhâncủa chủ sở hữu hàng hóa. |
2 | Vận chuyển hàng hóa đi chào hàng |
3 | Vận chuyển hàng hóa đi hội chợ, triển lãm |
4 | Vận chuyển hàng hóa là quà biếu, quà tặng; hàng đi bảo hành |
5 | Vận chuyển hàng hóa mua từ tổ chức/cá nhân hoặc bán cho tổ chức/cá nhân | - Hóa đơn GTGT tương ứng với lô hàng. - Phiếu xuất kho (nếu có) |
6 | Vận chuyển hàng hóa là chưa thành phẩm, nguyên - nhiên liệu, vật liệu để gia công lại tại đơn vị khác | - Hợp đồng gia công lại, - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, - Lệnh điều động. |
Nguồn: Tham khảo thông tư liên tịch số 64/2015/TTLT-BCT-BCT-BCA-BQP ngày 08 tháng 5 năm 2015.
2. Quy định của CTLINK về việc cho hóa đơn, chứng từ đi kèm hàng hóa :
- Đối với hàng hóa thuộc loại hàng khô, chứa đựng trong thùng:
+ Nhân viên CTLINK cho hóa đơn, chứng từ vào túi ni lông và bao thư; sau đó, cho vào bên trong thùng hàng . Trên thùng hàng này ghi rõ là "có hóa đơn, chứng từ bên trong thùng".
+ Đánh số thứ tự trên thùng hàng . Ví dụ: kiện 1, kiện 2, kiện 3....
+ Trên phiếu gửi (cả 03 liên ) ghi rõ nội dung: "Hóa đơn, chứng từ bên trong thùng số ...". Ví dụ: cho chứng từ vào thùng số 3 thì ghi là "Hóa đơn, chứng từ bên trong thùng số 3".
- Đối với hàng hóa thuộc loại hàng chất lỏng, hàng hóa chất hoặc hàng hóa hàng khô nhưng không chứa đựng trong thùng:
+ Hàng chất lỏng hoặc hàng hóa chất dễ làm hỏng hóa đơn, chứng từ đi kèm. Còn các mặt hàng như cây vải, ống nhôm... thì không được đóng gói vào thùng. Cả hai loại này đều không thể cho chứng từ gốc đi kèm được.
+ Do vậy, để tránh hư hỏng/thất lạc chứng từ gốc, nhân viên CTLINK yêu cầu người gửi bắt buộc phải cung cấp bản sao (photo) hóa đơn, chứng từ có đóng dấu pháp nhân.
+ Sau đó, nhân viên CTLINK cho bản sao hóa đơn, chứng từ vào túi ni lông và bao thư, dán lên kiện hàng . Trên bao thư khi rõ "Bản sao hóa đơn, chứng từ ".
Nhân viên CTLINK lập phiếu gửi riêng để gửi chứng từ gốc đến người nhận.
3. Một số lưu ý đối với người gửi:
- CTLINK chỉ phụ trách việc vận chuyển hàng hóa theo đúng chỉ tiêu chất lượng mà CTLINK cam kết và công bố.
- CTLINK sẽ không chịu trách nhiệm khi hàng hóa bị Cơ quan nhà nước tạm giữ/tịch thu mà nguyên nhân là do người gửi không tuân thủ đúng quy định của pháp luật, bao gồm nhưng không giới hạn việc: chứng từ đi kèm hàng hóa bị sai/thiếu; hàng hóa nhập khẩu không có nhãn phụ; hàng hóa không có xuất xứ rõ ràng; hàng hóa không tuân thủ đúng các điều kiện của pháp luật.
- Khi hàng hóa bị Cơ quan nhà nước tạm giữ/tịch thu thì người gửi phải có trách nhiệm phối hợp với cơ quan nhà nước đến giải quyết sự việc.
- Trong trường hợp trên phiếu gửi của CTLINK đã ghi rõ có hóa đơn, chứng từ bên trong thùng và người nhận đã ký nhận trên phiếu gửi thì mặc nhiên CTLINK hiểu rằng người nhận đã nhận được chứng từ mà người gửi đã giao cho người nhận. Mọi khiếu nại sau khi đó, CTLINK sẽ không chịu trách nhiệm giải quyết.